Viele Artikel über KI für KMU reden über Strategie, Transformation und Plattformen. Dieser nicht. Hier geht es um sieben Aufgaben, die in fast jedem Kleinunternehmen jede Woche anfallen und die du mit einem KI-Assistenten und ein paar guten Prompts sofort vereinfachen kannst.
1. Offertentexte formulieren
Positionen und Preise kennst du. Was Zeit kostet, ist der Begleittext: Einleitung, Beschreibung der Leistung, Bedingungen. Gib dem Assistenten deine Stichworte und eine frühere Offerte als Stilvorlage. Prüfen, anpassen, versenden.
2. Antworten auf wiederkehrende Kundenanfragen
Öffnungszeiten, Lieferfristen, Ablauf einer Bestellung, Garantie: Lass dir für die zehn häufigsten Fragen je eine Antwortvorlage schreiben, in deinem Ton. Mitarbeitende passen sie nur noch an.
3. Protokolle und Notizen ordnen
Nach einer Sitzung oder einem Kundengespräch: Stichworte oder eine Sprachnotiz eingeben und daraus ein strukturiertes Protokoll mit Aufgaben, Verantwortlichen und Terminen erstellen lassen.
4. Zahlungserinnerungen und heikle Mails
Die erste freundliche Erinnerung, die zweite bestimmte, die Antwort auf eine Beschwerde: Solche Texte kosten Überwindung. Ein Assistent liefert einen sachlichen Entwurf, den du nur noch mit deinen Details ergänzt.
5. Social-Media-Beiträge aus vorhandenem Material
Aus einem Projektbericht, einem Kundenfeedback oder einer Produktbeschreibung lassen sich drei kurze Beiträge ableiten. Du entscheidest, was veröffentlicht wird; die Rohfassung entsteht in Sekunden.
6. Behördenschreiben und Verträge verstehen
Ein langes Schreiben einer Behörde oder ein Vertragsentwurf: Lass dir die wichtigsten Punkte in einfachen Worten zusammenfassen und stell Rückfragen. Achtung: Das ersetzt keine Rechtsberatung, hilft aber, die richtigen Fragen zu stellen.
7. Stellenausschreibungen und Bewerbungen sichten
Eine Stellenanzeige aus einer Aufgabenliste formulieren oder die eigenen Anforderungen als Checkliste strukturieren, um Bewerbungen einheitlich zu beurteilen. Personendaten aus Bewerbungen gehören dabei nicht in den Chatbot.
Wie du anfängst
- Wähle eine der sieben Aufgaben, die dir am meisten Zeit kostet.
- Schreib einen Prompt mit Rolle, Situation, Aufgabe, Zielgruppe und Format.
- Speichere den Prompt, wenn das Ergebnis passt. Das ist der Anfang deiner Prompt-Sammlung.
- Erst wenn das läuft: die nächste Aufgabe.